Từ máy chữ sang máy tính: phần mềm soạn thảo đã đổi nghề văn phòng

Phần mềm soạn thảo văn bản trên máy tính cá nhân xuất hiện từ cuối thập niên 1970 — WordStar năm 1978, WordPerfect và Microsoft Word vài năm sau — và trong khoảng hai mươi năm đã thay gần hết máy chữ trong văn phòng. Thay đổi lớn nhất không phải gõ nhanh hơn, mà là ai gõ: từ chỗ người soạn viết tay rồi đưa thư ký đánh máy, văn phòng chuyển sang mỗi người tự gõ, tự sửa, tự trình bày văn bản của mình. Ở Việt Nam, bước chuyển này diễn ra chủ yếu trong thập niên 1990, kèm thêm một bài toán riêng: làm sao gõ được dấu tiếng Việt trên máy tính.

Những chương trình soạn thảo đầu tiên

Trước máy tính cá nhân đã có những chương trình sửa văn bản trên máy tính lớn, và các máy xử lý văn bản chuyên dụng như của IBM, Wang. Nhưng phải đến khi máy vi tính rẻ đi, phần mềm soạn thảo mới đến được bàn làm việc của từng người.

WYSIWYG — viết tắt của "What You See Is What You Get", thấy gì được nấy — là ý tưởng then chốt: màn hình cho thấy trang giấy sẽ in ra trông thế nào, với chữ đậm, chữ nghiêng, cỡ chữ, lề. Trên máy chữ, người gõ phải hình dung trước; trên máy tính, họ thấy ngay và sửa ngay.

Năm việc máy tính làm được mà máy chữ không làm được

1. Sửa không để lại dấu vết. Xoá một chữ, chèn một câu, đảo hai đoạn — trang in ra vẫn sạch. Nỗi sợ "sai là gõ lại cả trang" biến mất.
2. Lưu và dùng lại. Công văn tháng trước thành mẫu cho công văn tháng này. Hợp đồng chỉ cần đổi tên, ngày, số tiền.
3. Sao chép, tìm và thay. Đổi tên một công ty xuất hiện năm mươi lần trong văn bản chỉ mất vài giây.
4. Trình bày tự động. Căn lề, đánh số trang, mục lục, chú thích cuối trang — những việc thời máy chữ phải tính bằng tay.
5. Kiểm tra chính tả. Phần mềm gạch chân từ nghi sai, dù với tiếng Việt thì tính năng này đến muộn hơn tiếng Anh nhiều.

Bộ phím tắt chọn, sao chép, tìm và thay ngày nay — thứ ai gõ văn bản cũng nên thuộc — được tổng hợp ở mục Soạn thảo văn bản.

Văn phòng thay đổi ra sao

Người soạn tự gõ

Thời máy chữ, chuyên viên, luật sư, nhà báo viết tay rồi chuyển cho người đánh máy. Khi máy tính có ở từng bàn, việc tự gõ trở nên nhanh hơn việc viết tay rồi chờ. Kỹ năng gõ phím từ chỗ là chuyên môn của một nghề trở thành kỹ năng chung của mọi người làm văn phòng.

Vòng sửa ngắn lại, số bản nháp tăng lên

Một văn bản có thể được sửa đi sửa lại nhiều lần trước khi in vì sửa gần như không tốn gì. Điều này giúp văn bản chỉn chu hơn, nhưng cũng sinh ra cảnh "bản cuối", "bản cuối mới", "bản cuối thật" lẫn lộn — chuyện đặt tên tệp và lưu bản nháp được bàn ở mục Soạn thảo văn bản.

Chữ in đẹp thành chuẩn tối thiểu

Khi ai cũng có máy in laser, người ta bắt đầu đòi hỏi văn bản thường ngày cũng phải đẹp như bản in. Phông chữ, cỡ chữ, khoảng cách dòng trở thành chuyện người làm văn phòng phải biết, chứ không riêng thợ in.

Bước chuyển ở Việt Nam: thêm một bài toán dấu

Máy vi tính bắt đầu vào văn phòng Việt Nam từ cuối thập niên 1980 và lan rộng trong thập niên 1990. Nhưng máy tính sinh ra với bảng mã ASCII của tiếng Anh, không có chữ Việt có dấu. Người dùng Việt phải giải hai việc cùng lúc:

• Hiển thị được chữ Việt có dấu trên màn hình và máy in, bằng cách nạp phông chữ và bảng mã riêng.
• Gõ được chữ có dấu từ bàn phím tiếng Anh, bằng một chương trình bộ gõ chạy kèm.

Thời DOS, nhiều người dùng các chương trình soạn thảo làm riêng cho tiếng Việt; trình soạn thảo BKED trên DOS là cái tên được nhiều người dùng máy tính thế hệ đầu nhắc lại. Khi Windows và Word phổ biến, người ta chuyển sang dùng Word kèm một bộ gõ chạy ngầm và một bộ phông tiếng Việt. Mỗi bộ gõ lại đi với bảng mã riêng, dẫn tới tình trạng văn bản gõ ở máy này mở sang máy khác thành chữ lạ. Chuyện các bộ gõ thời DOS và Windows đầu tiên, và chặng đường về một chuẩn Unicode chung, được kể ở hai bài riêng trong mục này.

Nghề văn phòng: cái mất và cái mới

Nhiều người đánh máy giỏi chuyển sang máy tính rất thành công, vì kỹ năng mười ngón và thói quen soát lỗi kỹ của họ vẫn nguyên giá trị. Một số khác gặp khó với phần mềm, chuột, thư mục và chuyện phông chữ, nhất là những năm đầu khi tài liệu hướng dẫn tiếng Việt còn hiếm.

Góc nhìn hôm nay: thói quen máy chữ nên bỏ

Ba mươi năm sau, nhiều văn bản vẫn mang thói quen của máy chữ, làm tệp dễ vỡ khi mở trên máy khác hoặc đổi phông:

• Dùng dấu cách để căn giữa hay căn lề → hãy dùng nút căn giữa, căn phải, hoặc thước lề.
• Nhấn Enter liên tục để sang trang → dùng ngắt trang (trong Word trên Windows là Ctrl + Enter).
• Gõ gạch dưới liên tục để tạo dòng kẻ → dùng đường viền đoạn hoặc bảng.
• Gõ số thứ tự bằng tay → dùng danh sách đánh số tự động để khỏi lệch khi thêm bớt mục.
• Dùng phím Tab nhiều lần để thẳng cột → dùng bảng hoặc điểm dừng Tab.

Nếu muốn đọc thêm về thời chuyển giao này, cuốn Track Changes của Matthew Kirschenbaum kể chuyện các nhà văn đầu tiên bỏ máy chữ sang máy tính. Còn nếu trong nhà có người từng làm văn phòng thập niên 1990, hãy hỏi họ về những chiếc đĩa mềm, những lần mất bài vì mất điện — đó là lý do thói quen nhấn Ctrl + S mỗi vài phút ra đời.