Ở Việt Nam thế kỷ 20, đánh máy là một nghề hẳn hoi: có trường dạy, có người làm trọn đời trong công sở, có tiệm đánh máy thuê ngoài phố. Người thư ký đánh máy giữ khâu cuối cùng của mọi giấy tờ — công văn, hợp đồng, đơn từ, luận văn — và tay nghề được đo bằng hai thứ: gõ nhanh và gần như không sai. Nghề ấy thu hẹp dần từ thập niên 1990 khi máy tính vào văn phòng, nhưng nhiều thói quen soạn văn bản hôm nay vẫn bắt nguồn từ đó.
Máy chữ vào Việt Nam qua cửa công sở
Máy chữ theo chân bộ máy hành chính thời Pháp thuộc vào Việt Nam từ cuối thế kỷ 19, đầu thế kỷ 20. Lúc đầu nó gõ tiếng Pháp — ngôn ngữ hành chính chính thức — trong các sở, toà án, ngân hàng, hãng buôn. Chữ Quốc ngữ dần lan rộng qua báo chí và trường học nửa đầu thế kỷ 20, và máy chữ có bàn phím tiếng Việt xuất hiện để đáp ứng nhu cầu ấy.
Máy chữ khi ấy là tài sản đắt, phần lớn nhập khẩu từ châu Âu và về sau cả từ Nhật. Một văn phòng nhỏ có khi chỉ có một chiếc, đặt ở bàn riêng của người đánh máy, và người đó gần như là "người giữ máy" — lau chùi, thay ruy băng, tra dầu, không cho ai động vào.
Một ngày của người thư ký đánh máy
Công việc đánh máy văn phòng thường đi theo một nhịp quen:
- Nhận bản thảo viết tay từ trưởng phòng hoặc người soạn — có khi là chữ viết rất khó đọc, gạch xoá, mũi tên chèn ý.
- Đọc và hỏi lại những chỗ không rõ trước khi gõ, vì gõ sai thì phải làm lại cả trang.
- Chuẩn bị giấy: một tờ giấy trắng, lót giấy than, thêm một hoặc vài tờ giấy mỏng phía sau để có bản lưu.
- Gõ, tính trước lề, khoảng cách dòng, chỗ để chữ ký và dấu.
- Soát lỗi bằng cách đọc lại, có khi hai người: một người đọc bản gốc, một người dò bản đánh máy.
- Trình ký, đóng dấu, vào sổ công văn đi.
Người đánh máy giỏi được tin cậy vì họ đọc được chữ của sếp, biết sửa câu lủng củng mà không đổi ý, và nắm rõ cách trình bày từng loại giấy tờ.
Giấy than, giấy pơ-luya và máy quay rô-nê-ô
Thời chưa có máy photocopy phổ biến, việc nhân bản là một kỹ năng riêng của nghề.
Giấy than
Giấy than (carbon paper) là tờ giấy mỏng phủ một mặt lớp mực. Đặt giữa hai tờ giấy, mỗi cú gõ vừa in lên tờ trên vừa in qua lớp than xuống tờ dưới. Gõ mạnh tay, dùng giấy mỏng, người ta lấy được vài bản cùng lúc. Bản càng nằm dưới càng mờ. Chữ "cc" trong email hôm nay — viết tắt của carbon copy, bản sao bằng giấy than — chính là dấu vết của thói quen này.
Giấy pơ-luya
Muốn được nhiều bản hơn qua giấy than, người ta dùng loại giấy rất mỏng, nhẹ, gọi theo tiếng Pháp là pơ-luya (pelure). Ai từng thấy những tập văn bản cũ chữ xanh tím mờ trên giấy mỏng gần trong suốt là đã gặp loại giấy này.
Máy quay rô-nê-ô
Với tài liệu cần vài chục đến vài trăm bản — đề thi, thông báo, tài liệu học tập — người đánh máy gõ lên một tờ giấy nến (stencil) mà không dùng ruy băng. Đầu chữ đập thủng lớp sáp, tạo khuôn. Khuôn được lắp lên máy in quay tay hoặc chạy điện, mực đi qua chỗ thủng ra giấy. Ở Việt Nam, người ta quen gọi là "quay rô-nê-ô", theo tên hãng Roneo của Anh; máy của hãng Gestetner cũng rất phổ biến. Gõ giấy nến sai thì phải bôi một lớp dung dịch vá riêng, nên lại càng đòi hỏi tay chắc.
Học đánh máy: trường lớp và cách luyện
Đánh máy được dạy trong các trường, lớp thư ký và văn thư, cùng với tốc ký và lưu trữ. Cách luyện mà nhiều thế hệ còn nhớ:
- Gõ mười ngón không nhìn phím ngay từ buổi đầu. Có lớp còn che bàn phím bằng tấm bìa để học viên không nhìn trộm.
- Luyện từng hàng phím, từ hàng cơ sở lên hàng trên, hàng dưới, rồi tới hàng số.
- Gõ theo nhịp: thầy đếm hoặc dùng máy đếm nhịp, học viên gõ đều tay, mỗi phím cùng một lực để chữ đậm nhạt đều.
- Chép bài dài và đếm lỗi. Bài thi tính cả tốc độ lẫn số lỗi, lỗi bị trừ nặng.
Lực gõ đều là chuyện riêng của máy chữ cơ khí: gõ nhẹ quá chữ mờ, gõ mạnh quá thủng giấy hoặc chữ "o" khoét lỗ. Người gõ máy tính hôm nay không cần kỹ năng này, nhưng phương pháp mười ngón và luyện từng hàng phím thì còn nguyên giá trị — xem mục Gõ mười ngón.
Tiệm đánh máy thuê ngoài phố
Không phải ai cũng có máy chữ. Ở các thành phố, gần trường đại học, toà án hay cơ quan hành chính thường có những tiệm, những bàn đánh máy thuê. Khách mang tới đơn từ, hồ sơ xin việc, luận văn, bản thảo sách. Người đánh máy tính tiền theo trang, giấy tờ cần nhiều bản thì tính thêm.
Với sinh viên, đánh máy luận văn là một khoản chi đáng kể và tốn thời gian: luận văn dài hàng trăm trang phải gõ từ bản viết tay, gặp lỗi lớn ở giữa có khi phải gõ lại cả chương. Vì vậy các thầy cô hướng dẫn thường dặn sinh viên viết tay thật sạch, chốt nội dung xong mới mang đi đánh máy.
Máy tính đến: nghề đánh máy đổi tên
Từ đầu thập niên 1990, máy vi tính bắt đầu vào văn phòng Việt Nam. Ban đầu nhiều nơi giao máy tính cho chính người đánh máy, vì họ gõ nhanh nhất. Nhưng công việc thay đổi rất nhanh:
| Việc | Thời máy chữ | Thời máy tính |
|---|---|---|
| Sửa một lỗi | Tẩy, mực xoá, hoặc gõ lại trang | Xoá và gõ lại một ký tự |
| Nhân bản | Giấy than, giấy nến | In thêm bản, photocopy |
| Lưu văn bản | Bản giấy trong tủ hồ sơ | Tệp trên đĩa mềm, ổ cứng |
| Người soạn | Viết tay rồi đưa thư ký gõ | Dần dần tự gõ lấy |
| Kỹ năng then chốt | Gõ chính xác, lực tay đều | Soạn thảo, trình bày, quản lý tệp |
Đến khi mỗi chuyên viên có máy tính riêng và tự gõ văn bản của mình, nghề "đánh máy" theo nghĩa cũ thu hẹp lại. Vị trí văn thư vẫn còn, nhưng việc chính chuyển sang quản lý văn bản đến – đi, lưu trữ, kiểm tra thể thức. Những tiệm đánh máy thuê chuyển thành tiệm photocopy, in ấn, đánh máy vi tính. Chuyện máy tính làm đổi nghề văn phòng ra sao được kể kỹ hơn ở một bài riêng trong mục này.
Góc nhìn hôm nay: những thói quen còn sót lại
Rất nhiều thứ trong cách soạn văn bản hôm nay đến từ thời đánh máy, dù không còn lý do kỹ thuật:
- Hai dấu cách sau dấu chấm. Một số người học đánh máy thời máy chữ chữ cách đều quen gõ hai dấu cách sau dấu chấm câu cho dễ nhìn. Trên máy tính với phông chữ tỉ lệ, thói quen này thường bị coi là thừa; chuẩn trình bày hiện nay dùng một dấu cách.
- Gạch chân để nhấn mạnh. Máy chữ không có chữ nghiêng hay chữ đậm thật, nên người ta gạch chân. Trên máy tính, chữ nghiêng hoặc đậm thường đẹp và dễ đọc hơn.
- Dùng dấu cách để căn giữa. Thời máy chữ phải đếm ký tự để căn tiêu đề; trên máy tính, căn bằng dấu cách làm văn bản vỡ khi đổi phông. Đây là lỗi trình bày rất hay gặp.
- Chữ "cc" trong email, như đã nói ở trên.
Nếu trong nhà còn ông bà, cha mẹ từng làm văn thư, đánh máy, hãy hỏi chuyện họ: cách lót giấy than, cách gõ giấy nến, những lần phải gõ lại cả trang vì một dấu thanh sai. Đó là thứ lịch sử chưa sách nào chép đủ. Tại các nhà lưu niệm của nhà văn, nhà báo, chiếc máy chữ họ từng dùng cũng hay được giữ lại — nên hỏi ban quản lý trước khi đến xem.
Câu hỏi thường gặp
Thư ký đánh máy làm những việc gì?
Họ gõ lại bản thảo viết tay thành văn bản chính thức, trình bày đúng mẫu, nhân bản bằng giấy than hoặc giấy nến, soát lỗi, rồi chuyển đi trình ký và vào sổ. Nhiều người còn kiêm lưu trữ hồ sơ và tốc ký.
Giấy than dùng để làm gì?
Giấy than được lót giữa các tờ giấy để mỗi cú gõ máy chữ in ra nhiều bản cùng lúc. Bản càng nằm dưới càng mờ. Chữ "cc" trong email là viết tắt của "carbon copy", tức bản sao bằng giấy than.
Quay rô-nê-ô là gì?
Là cách in nhiều bản từ một khuôn giấy nến. Người đánh máy gõ lên giấy nến không dùng ruy băng để đục thủng lớp sáp, rồi khuôn được lắp lên máy in để mực đi qua. Tên gọi lấy từ hãng Roneo của Anh.
Vì sao trước đây hay gõ hai dấu cách sau dấu chấm?
Do thói quen thời máy chữ dùng chữ cách đều, hai dấu cách giúp tách câu rõ hơn. Trên máy tính với phông chữ tỉ lệ, chuẩn trình bày phổ biến là một dấu cách.
Nghề đánh máy biến mất khi nào?
Không biến mất một lúc. Từ thập niên 1990, máy tính vào văn phòng và dần dần mỗi người tự gõ văn bản của mình. Nghề đánh máy theo nghĩa cũ thu hẹp, chuyển thành công việc văn thư, nhập liệu và dịch vụ in ấn.
