Ba nhóm nghề mà tốc độ gõ gần như quyết định năng suất là nhập liệu, thư ký ghi biên bản (trong đó có thư ký phiên toà) và làm phụ đề, gỡ băng. Mỗi nghề đòi hỏi một kiểu "nhanh" khác nhau: nhập liệu cần nhanh mà gần như không sai, đo bằng số lần bấm phím mỗi giờ; thư ký cần ghi kịp lời nói và soát lại chính xác; làm phụ đề cần gõ kịp, chia câu đúng nhịp và khớp thời gian. Hiểu đúng yêu cầu của từng nghề giúp bạn luyện đúng chỗ thay vì chỉ chạy theo con số WPM.
Vì sao các nghề này không chỉ cần WPM cao
WPM là con số đo trong vài phút, với văn bản cho sẵn. Công việc thật thì kéo dài hàng giờ, văn bản không cho sẵn, và cái giá của lỗi rất khác nhau. Một lỗi chính tả trong tin nhắn chỉ làm người đọc khó chịu; một chữ số sai trong số tiền có thể gây thiệt hại thật; một câu ghi thiếu trong biên bản có thể làm sai lệch nội dung một cuộc họp hay một phiên xử.
Vì thế, ở các nghề này, tốc độ luôn đi kèm ba thứ: độ chính xác, sức bền, và kỹ năng riêng của nghề.
Nhập liệu: nhanh mà không được sai
Nhân viên nhập liệu chuyển thông tin từ giấy tờ, phiếu khảo sát, hoá đơn, hồ sơ vào phần mềm. Phần lớn là số, mã, tên riêng, ngày tháng, ít khi là câu văn dài.
Đo năng suất thế nào
Thay vì WPM, nghề nhập liệu thường đo bằng số lần bấm phím mỗi giờ (keystrokes per hour). Đơn vị này hợp với công việc nhiều số và mã, nơi khái niệm "từ" không có nhiều ý nghĩa. Yêu cầu cụ thể khác nhau giữa các nơi tuyển dụng, nên khi ứng tuyển hãy hỏi rõ họ đo theo cách nào.
Kỹ năng quan trọng
- Bàn phím số: nhập số bằng bàn phím số bên phải nhanh hơn hẳn hàng số trên. Thành thạo đặt tay 4 – 5 – 6 là kỹ năng cơ bản của nghề.
- Đọc và gõ song song: mắt đọc trên giấy hoặc ảnh chụp, tay gõ, không nhìn bàn phím.
- Phím Tab và phím tắt của phần mềm: chuyển ô, lưu bản ghi bằng phím thay vì chuột.
- Độ chính xác gần tuyệt đối: nhiều nơi dùng cách nhập hai lần bởi hai người, để máy so và chỉ kiểm tra lại chỗ không khớp.
Lưu ý thực tế: nhiều công việc nhập liệu đơn giản đang dần được thay bằng phần mềm nhận dạng chữ (OCR) và biểu mẫu điện tử. Phần còn lại cho con người thường là dữ liệu khó: chữ viết tay, ảnh mờ, giấy tờ không theo mẫu. Kỹ năng đọc hiểu và kiểm tra vì thế ngày càng quan trọng bên cạnh tốc độ gõ.
Thư ký ghi biên bản và thư ký phiên toà
Thư ký cuộc họp
Thư ký cuộc họp trong doanh nghiệp, cơ quan cần ghi lại nội dung thảo luận, ý kiến, kết luận. Thường không cần ghi từng chữ mà ghi ý chính chính xác, đúng người nói. Tốc độ gõ cao giúp ghi được nhiều chi tiết hơn và ít phụ thuộc vào trí nhớ, nhưng kỹ năng nghe, chọn lọc và tóm tắt quan trọng không kém.
Thư ký phiên toà
Ở Việt Nam, thư ký toà án là một chức danh trong ngành toà án, có nhiệm vụ trong đó có ghi biên bản phiên toà. Theo quy định hiện hành, thư ký toà án thường phải có trình độ cử nhân luật và được đào tạo nghiệp vụ thư ký. Biên bản phiên toà phải ghi đầy đủ diễn biến; theo quy định tố tụng, những người tham gia tố tụng có quyền xem biên bản và yêu cầu ghi những sửa đổi, bổ sung.
Đây là công việc đòi hỏi tốc độ gõ cao, nhất là khi các bên tranh luận sôi nổi. Kèm theo đó là kiến thức pháp lý để hiểu đúng thuật ngữ, ghi đúng tên văn bản, điều luật được viện dẫn. Ở một số nước, việc ghi lời từng chữ tại toà do người ghi tốc ký chuyên nghiệp dùng máy tốc ký đảm nhận; ở Việt Nam, thư ký chủ yếu dùng bàn phím thường.
Kỹ năng quan trọng của nghề thư ký
- Gõ không nhìn phím để mắt có thể theo dõi người nói.
- Bảng gõ tắt cho các cụm lặp lại nhiều: tên cơ quan, chức danh, thuật ngữ.
- Kỹ năng ghi tắt rồi hoàn thiện ngay sau buổi họp, khi trí nhớ còn mới.
- Soát lại kỹ trước khi trình ký.
Làm phụ đề và gỡ băng
Gỡ băng
Gỡ băng là chuyển nội dung ghi âm, ghi hình thành văn bản: phỏng vấn cho báo chí, nghiên cứu khoa học, hội thảo, bài giảng. Người gỡ băng nghe, dừng, gõ, tua lại. Tốc độ gõ quyết định bạn phải dừng băng bao nhiêu lần. Người gõ chậm có thể mất nhiều lần thời lượng bản ghi để gỡ xong; người gõ nhanh và quen giọng nói giảm được đáng kể.
Ngày nay, phần mềm nhận dạng giọng nói thường tạo bản nháp trước, người gỡ băng nghe lại và sửa. Công việc chuyển từ "gõ hết" sang "sửa cho đúng": tốc độ gõ vẫn quan trọng khi bản nháp sai nhiều, nhưng tai nghe tốt và hiểu ngữ cảnh trở nên quan trọng hơn.
Làm phụ đề
Làm phụ đề phim, video, chương trình truyền hình không chỉ là gõ lời thoại. Người làm phụ đề còn phải:
- Chia lời thoại thành từng dòng vừa đủ đọc trong thời gian câu đó hiện trên màn hình.
- Khớp thời gian xuất hiện và biến mất của từng dòng với lời nói.
- Rút gọn câu khi người nói quá nhanh mà vẫn giữ ý.
- Tuân theo quy định trình bày của đơn vị đặt hàng: số ký tự mỗi dòng, số dòng, cách viết số, cách đánh dấu người nói.
Phụ đề trực tiếp (cho chương trình phát sóng trực tiếp, hội nghị có người khiếm thính) là phần khó nhất, vì không có thời gian sửa. Ở các nước có nghề này, người làm phụ đề trực tiếp dùng máy tốc ký hoặc kỹ thuật nói lại vào phần mềm nhận dạng giọng nói.
So sánh yêu cầu giữa các nghề
| Nghề | Kiểu văn bản | Cách đo năng suất | Điều quan trọng ngoài tốc độ |
|---|---|---|---|
| Nhập liệu | Số, mã, tên, ngày tháng | Số lần bấm phím mỗi giờ, tỉ lệ lỗi | Bàn phím số, độ chính xác, sức bền |
| Thư ký cuộc họp | Lời nói, ý kiến, kết luận | Biên bản đủ ý, đúng người nói | Nghe, chọn lọc, tóm tắt |
| Thư ký phiên toà | Lời khai, tranh luận, phán quyết | Biên bản đầy đủ, chính xác theo quy định | Kiến thức pháp lý, thuật ngữ |
| Gỡ băng | Lời nói tự nhiên từ bản ghi | Thời gian gỡ so với thời lượng bản ghi | Tai nghe, hiểu giọng địa phương, thuật ngữ |
| Làm phụ đề | Lời thoại có thời gian | Số phút video hoàn thành, chất lượng khớp | Chia câu, rút gọn, khớp thời gian |
Chuẩn bị cho các nghề này: luyện gì
- Gõ mười ngón không nhìn phím: nền tảng chung của mọi nghề trên.
- Độ chính xác trên 98%: luyện chính xác trước, tốc độ sau.
- Luyện đúng loại văn bản của nghề: nhập liệu thì luyện số và bàn phím số; thư ký, gỡ băng thì luyện gõ theo lời đọc (nhờ người đọc hoặc dùng bản ghi âm) thay vì chỉ chép văn bản.
- Sức bền: tập gõ liên tục 30 đến 60 phút với tư thế đúng, có nghỉ ngắn, để biết mình giữ tốc độ được bao lâu.
- Bảng gõ tắt riêng: xây dựng dần theo những cụm hay gặp trong lĩnh vực của mình.
Góc nhìn hôm nay: gõ nhanh là cửa vào, hiểu nội dung mới là nghề
Công nghệ nhận dạng chữ và nhận dạng giọng nói đang làm thay một phần công việc gõ thuần tuý. Nhưng ở cả ba nhóm nghề, phần khó nhất — đọc chữ viết tay mờ, hiểu đúng thuật ngữ pháp lý, nghe ra giọng nói lẫn tạp âm, chia câu phụ đề cho người xem đọc kịp — vẫn cần con người. Người làm tốt những nghề này thường là người vừa gõ nhanh, vừa hiểu sâu lĩnh vực mình gõ.
Nếu đang định theo một trong các nghề trên, hãy đo tốc độ và độ chính xác của mình bằng loại văn bản sát với nghề, tìm hiểu yêu cầu cụ thể của nơi tuyển dụng, và dành thời gian học kiến thức nền của lĩnh vực đó. Còn những người gõ nhiều giờ mỗi ngày, đừng quên giữ gìn cổ tay và vai gáy; mục Soạn thảo văn bản có bài riêng về chuyện này.
Câu hỏi thường gặp
Nghề nào cần gõ phím nhanh?
Ba nhóm nghề tiêu biểu là nhập liệu, thư ký ghi biên bản (trong đó có thư ký phiên toà) và làm phụ đề, gỡ băng. Ngoài ra biên tập viên, phóng viên và nhân viên chăm sóc khách hàng qua tin nhắn cũng được lợi nhiều từ tốc độ gõ.
Nhân viên nhập liệu được đo tốc độ thế nào?
Nghề nhập liệu thường đo bằng số lần bấm phím mỗi giờ thay vì WPM, vì công việc chủ yếu là số và mã. Độ chính xác cũng được đánh giá chặt, nhiều nơi dùng cách nhập hai lần để so sánh. Yêu cầu cụ thể tuỳ nơi tuyển dụng.
Thư ký phiên toà cần những gì?
Ở Việt Nam, thư ký toà án thường phải có trình độ cử nhân luật và được đào tạo nghiệp vụ thư ký. Công việc ghi biên bản phiên toà đòi hỏi gõ nhanh, chính xác, hiểu thuật ngữ pháp lý và ghi đầy đủ diễn biến theo quy định.
Làm phụ đề có cần gõ nhanh không?
Có, nhưng tốc độ gõ chỉ là một phần. Người làm phụ đề còn phải chia câu cho vừa thời gian hiện trên màn hình, khớp thời gian với lời nói và rút gọn câu khi cần. Phụ đề trực tiếp đòi hỏi tốc độ cao nhất vì không có thời gian sửa.
Gỡ băng mất bao lâu so với thời lượng bản ghi?
Tuỳ tốc độ gõ, chất lượng âm thanh và độ phức tạp của nội dung. Người gõ chậm có thể mất nhiều lần thời lượng bản ghi, người gõ nhanh và quen giọng nói mất ít hơn đáng kể. Dùng phần mềm nhận dạng giọng nói tạo bản nháp rồi sửa thường rút ngắn thời gian.