Times New Roman và văn bản Việt: vì sao thành phông chữ mặc định

Times New Roman thành phông mặc định của văn bản Việt vì ba lý do chồng lên nhau: nó có sẵn trên gần như mọi máy Windows từ đầu thập niên 1990, nó sớm có đủ chữ tiếng Việt theo Unicode, và quy định về thể thức văn bản hành chính hiện hành gọi đích danh nó. Nghị định 30/2020/NĐ-CP ghi rõ phông chữ trình bày văn bản là Times New Roman, bộ mã Unicode theo TCVN 6909:2001. Từ công văn, thói quen lan sang luận văn, đơn từ, hợp đồng và cả giáo án.

Một phông chữ sinh ra cho tờ báo

Times New Roman ra đời ở Anh năm 1931–1932 theo đặt hàng của nhật báo The Times. Người chỉ đạo là Stanley Morison, cố vấn của hãng đúc chữ Monotype; người vẽ bản là Victor Lardent, hoạ sĩ của phòng quảng cáo tờ báo. Mục tiêu rất thực dụng: một phông có chân, thân chữ hơi hẹp để nhét nhiều chữ vào cột báo, nét đủ rõ để in trên giấy báo rẻ tiền với máy in tốc độ cao.

Chính đặc điểm "tiết kiệm chỗ" đó về sau hợp với văn bản hành chính: cùng một cỡ chữ, Times New Roman chiếm ít chiều ngang hơn nhiều phông khác, một trang A4 chứa được nhiều chữ mà vẫn dễ đọc.

Từ máy in chì đến máy tính văn phòng

Phông này được số hoá nhiều lần. Bước quyết định là khi Microsoft đưa bản TrueType của Times New Roman vào Windows 3.1 năm 1992, cùng với Arial và Courier New. Từ đó, máy Windows nào cũng có nó, và Microsoft Word đặt nó làm phông mặc định suốt nhiều phiên bản. Mãi tới Office 2007, Word mới đổi mặc định sang Calibri, rồi gần đây sang Aptos.

Ở Việt Nam, thời kỳ đầu dùng máy tính văn phòng, người ta chưa gõ được tiếng Việt bằng Times New Roman gốc. Văn bản dùng các phông "Việt hoá" theo bảng mã riêng như .VnTime (TCVN3) hay VNI-Times. Tên các phông ấy đã cho thấy dân văn phòng chuộng kiểu chữ Times từ trước khi có Unicode. Khi Windows và Office bổ sung đầy đủ chữ Việt Unicode cho các phông hệ thống quanh cuối thập niên 1990 – đầu những năm 2000, người dùng chỉ việc chuyển từ .VnTime sang Times New Roman mà không phải làm quen với kiểu chữ mới.

Quy định nói gì, và không nói gì

Năm 2002, Quyết định 72/2002/QĐ-TTg yêu cầu dùng bộ mã Unicode theo TCVN 6909:2001 trong trao đổi văn bản điện tử giữa các cơ quan nhà nước. Quyết định này nói về bộ mã, không chỉ định phông.

Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư, trong phụ lục hướng dẫn thể thức, mới gọi tên phông: "Phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001; màu chữ đen." Cỡ chữ cho từng thành phần (tiêu đề, nội dung, chữ ký…) được quy định riêng trong cùng phụ lục, với phần nội dung chủ yếu ở cỡ 13–14.

Cần hiểu đúng phạm vi: nghị định áp dụng cho văn bản hành chính của cơ quan, tổ chức. Luận văn tuân theo quy định của từng trường; báo cáo doanh nghiệp, hồ sơ xin việc, sách báo không bắt buộc dùng Times New Roman. Nhiều nơi chọn nó chỉ vì quen tay, hoặc vì "cho chắc".

Times New Roman có thật sự hợp với chữ Việt không

Về mặt kỹ thuật, bản Times New Roman đi kèm Windows và macOS hiện nay có đủ 134 chữ có dấu, dấu đặt đúng chỗ, in ra ổn định. Đó là điểm cộng lớn nhất: gửi tệp đi đâu cũng hiện giống nhau.

Về mặt dễ đọc thì có ưu có nhược.

• Ưu: chân chữ giúp mắt đi theo dòng khi đọc đoạn dài trên giấy; thân chữ hẹp nên ít phải ngắt dòng; dấu thanh nhỏ gọn, ít làm rối mặt chữ.
• Nhược: chiều cao chữ thường (x-height) khá thấp, nên cùng cỡ 12 trông nhỏ hơn Arial hay Calibri; nét thanh rất mảnh, trên màn hình độ phân giải thấp hoặc khi in bằng máy in mực yếu, dấu hỏi và dấu ngã nhỏ dễ nhoè vào nhau.

Đó là lý do quy định thể thức dùng cỡ 13–14 cho nội dung chứ không phải 12 như thói quen của văn bản tiếng Anh. Ở cỡ 13–14, dấu của Times New Roman đủ lớn để phân biệt ả với ã khi đọc bản in.

Những lỗi hay gặp khi "dùng Times New Roman"

Tưởng là Times New Roman nhưng thật ra không phải

Một tài liệu cũ chuyển từ .VnTime sang Unicode có thể vẫn còn sót đoạn mang phông .VnTime. Trên máy có phông này, chữ hiện bình thường; gửi sang máy khác thì vỡ. Cách kiểm: chọn toàn bộ văn bản (Ctrl+A trên Windows), nhìn ô tên phông. Nếu ô trống, văn bản đang trộn nhiều phông.

Phông mặc định của Word không phải Times New Roman

Word bản mới mặc định phông khác. Gõ xong mới đổi thì tiêu đề, chú thích, đầu trang, bảng biểu hay còn sót phông cũ. Tốt hơn là đặt Times New Roman làm mặc định cho kiểu Normal ngay từ đầu.

Mở trên máy Mac hoặc điện thoại thấy khác

macOS cũng có Times New Roman, nhưng một số ứng dụng trên điện thoại không có phông này và tự thay bằng phông khác, khiến số trang và ngắt dòng thay đổi. Văn bản cần giữ đúng hình thức thì gửi kèm bản PDF.

Nhầm Times với Times New Roman

Trên macOS có cả phông "Times" và "Times New Roman". Hai phông cùng gốc nhưng khác chi tiết và khác độ rộng chữ. Văn bản yêu cầu đúng thể thức thì chọn đúng tên đầy đủ.

Bài tập: chuẩn hoá một tài liệu về Times New Roman trong 3 bước

1. Kiểm phông lẫn: chọn toàn bộ văn bản, xem ô phông. Nếu trống, dùng chức năng tìm – thay theo định dạng (trong Word là Find and Replace, phần Format, Font) để tìm đoạn mang phông lạ.
2. Đặt kiểu Normal: sửa kiểu Normal thành Times New Roman, cỡ 13 hoặc 14, rồi áp lại kiểu cho các đoạn thân bài thay vì bôi đen từng đoạn đổi tay.
3. Xuất PDF kiểm lại: mở tệp PDF, xem thuộc tính tài liệu, mục phông. Danh sách chỉ nên có Times New Roman (và các biến thể đậm, nghiêng). Có tên .VnTime hay phông lạ là còn sót.

Góc nhìn hôm nay

Times New Roman không phải phông "đẹp nhất" cho chữ Việt, cũng không phải phông dễ đọc nhất trên màn hình. Nó thắng nhờ có mặt ở khắp nơi và được quy định thành chuẩn chung cho văn bản hành chính. Với văn bản cơ quan nhà nước, cứ theo đúng quy định. Với tài liệu khác, người soạn có quyền chọn phông hợp mục đích hơn, miễn là phông đó đủ dấu và người nhận mở ra không bị vỡ chữ.

Ai muốn đọc văn bản gốc nên tìm toàn văn Nghị định 30/2020/NĐ-CP trên Cổng thông tin điện tử Chính phủ hoặc Cơ sở dữ liệu quốc gia về văn bản pháp luật, đọc kỹ phụ lục thể thức thay vì dựa vào bản tóm tắt chuyền tay.