Gõ công văn, đơn từ cho đúng chủ yếu là tránh một nhóm lỗi trình bày lặp đi lặp lại: sai phông hoặc phông bảng mã cũ, căn chỉnh bằng dấu cách, Quốc hiệu – Tiêu ngữ gõ sai dấu gạch và chữ hoa, ngày tháng thiếu số 0, xuống trang bằng phím Enter. Với văn bản hành chính của cơ quan nhà nước, chuẩn là Nghị định 30/2020/NĐ-CP: phông Times New Roman, bộ mã Unicode TCVN 6909:2001, khổ A4, nội dung cỡ chữ 13–14. Đơn từ cá nhân không bắt buộc theo Nghị định này, nhưng trình bày theo cùng nếp sẽ gọn và dễ được chấp nhận.
Trước khi gõ chữ đầu tiên: thiết lập trang
Phần lớn lỗi trình bày bắt nguồn từ việc gõ xong mới chỉnh. Thiết lập trước ba thứ:
| Thiết lập | Giá trị thường dùng cho văn bản hành chính | Ghi chú |
|---|---|---|
| Khổ giấy | A4 (210 × 297 mm) | Word bản tiếng Anh có thể mặc định khổ Letter — kiểm tra lại |
| Lề trên / dưới | 20–25 mm | Theo Phụ lục I, Nghị định 30/2020/NĐ-CP |
| Lề trái | 30–35 mm | Chừa chỗ đóng ghim, đóng quyển |
| Lề phải | 15–20 mm | |
| Phông chữ | Times New Roman, màu đen | Bộ mã Unicode TCVN 6909:2001 |
| Cỡ chữ nội dung | 13–14 | Chọn một cỡ và giữ nguyên cả văn bản |
| Lùi đầu dòng | 1 cm hoặc 1,27 cm | Dùng thước lề, không dùng dấu cách |
| Khoảng cách đoạn | Tối thiểu 6 pt | Chỉnh trong hộp thoại đoạn văn |
| Khoảng cách dòng | Từ dòng đơn đến 1,5 dòng |
Bảng trên tóm tắt từ Phụ lục I của Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Khi soạn văn bản chính thức, hãy đối chiếu bản gốc của Nghị định trên cổng văn bản pháp luật, vì cơ quan bạn có thể có quy chế văn thư riêng chi tiết hơn. Phần giải thích đầy đủ các thành phần thể thức đã có nhiều tài liệu chuyên về văn thư; bài này tập trung vào lỗi khi gõ.
Mẹo: chỉnh xong, lưu thành tệp mẫu để lần sau mở ra là đúng sẵn, khỏi chỉnh lại.
Lỗi 1: sai phông hoặc dùng phông bảng mã cũ
Văn bản chép lại từ tệp cũ hay mang theo phông .VnTime (bảng mã TCVN3) hoặc VNI-Times (bảng mã VNI). Trên máy mình hiện đúng vì có cài phông đó, nhưng gửi đi là người nhận thấy toàn ký tự lạ. Cách kiểm:
- Chọn toàn bộ (Ctrl + A), xem ô tên phông. Nếu ô trống hoặc hiện nhiều phông, văn bản đang lẫn phông.
- Thấy tên phông bắt đầu bằng ".Vn" hoặc "VNI-" → phải chuyển mã sang Unicode bằng công cụ chuyển mã của bộ gõ, rồi mới đổi sang Times New Roman. Đổi phông suông sẽ ra chữ lạ.
- Bộ gõ để bảng mã Unicode khi gõ văn bản mới.
Lỗi 2: căn chỉnh bằng dấu cách và phím Enter
Đây là lỗi phổ biến nhất, di sản từ thời máy chữ:
| Làm sai | Hậu quả | Làm đúng |
|---|---|---|
| Gõ nhiều dấu cách để căn giữa Quốc hiệu, tên cơ quan | Lệch khi mở máy khác, đổi phông | Đặt hai khối vào bảng hai cột không viền, căn giữa trong từng ô |
| Gõ dấu cách để lùi đầu dòng | Đầu dòng lệch nhau | Thước lề hoặc thiết lập lùi dòng đầu 1 cm |
| Nhấn Enter liên tục để sang trang | Thêm bớt một dòng là cả trang xô lệch | Ngắt trang: Ctrl + Enter (Word trên Windows) |
| Nhấn Enter hai lần giữa các đoạn | Khoảng cách không đều | Đặt khoảng cách trước/sau đoạn 6 pt |
| Gõ số thứ tự 1., 2., 3. bằng tay rồi Tab | Thêm mục là phải đánh lại số | Danh sách đánh số tự động, hoặc gõ tay nhưng không dùng Tab để căn |
Một mẹo kiểm tra nhanh: bật nút hiện ký tự ẩn (biểu tượng ¶ trên thanh công cụ Word, hoặc Ctrl + Shift + 8). Dấu cách hiện thành chấm, Enter hiện thành ¶ — mọi chỗ căn bằng tay lộ ra ngay.
Lỗi 3: Quốc hiệu và Tiêu ngữ gõ sai
Hai dòng đầu văn bản hành chính là chỗ bị soi nhiều nhất. Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP:
- Dòng trên: "CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM" — chữ in hoa, cỡ 12–13, đứng, đậm.
- Dòng dưới: "Độc lập - Tự do - Hạnh phúc" — chữ in thường, viết hoa chữ cái đầu mỗi cụm từ, cỡ 13–14, đứng, đậm; giữa các cụm từ có gạch nối, có cách chữ hai bên.
- Đường kẻ ngang nét liền bên dưới Tiêu ngữ, dài bằng dòng chữ.
Lỗi hay gặp khi gõ:
- Viết hoa cả Tiêu ngữ thành "ĐỘC LẬP - TỰ DO - HẠNH PHÚC" — không đúng mẫu.
- Thiếu dấu cách quanh gạch nối: "Độc lập-Tự do-Hạnh phúc".
- Word tự đổi gạch nối thành gạch ngang (–) khi gõ " - " rồi gõ tiếp. Nếu thấy dấu gạch dài hơn bình thường, nhấn Ctrl + Z ngay sau khi Word tự sửa để trả về gạch nối, hoặc tắt tuỳ chọn tự đổi trong phần Tự sửa của Word.
- Kẻ đường dưới bằng phím gạch dưới liên tục — dài ngắn tuỳ hứng. Dùng công cụ vẽ đường thẳng hoặc đường viền dưới của đoạn, căn đúng độ dài dòng chữ.
- Chữ "HÒA" hay "HOÀ": văn bản mẫu của Nghị định viết "HÒA". Trong cùng một văn bản, giữ kiểu đặt dấu nhất quán.
Lỗi 4: ngày tháng, số trang, chữ ký
Ngày tháng
Dòng địa danh và thời gian viết chữ in thường, nghiêng, ví dụ: Hà Nội, ngày 05 tháng 02 năm 2026. Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải thêm số 0 phía trước. Lỗi hay gặp: viết "ngày 5 tháng 2", hoặc "05/02/2026" ở dòng này.
Số trang
Số trang đặt giữa phía trên, chữ số Ả Rập, cỡ 13–14, không hiển thị ở trang đầu. Trong Word, chèn số trang vào đầu trang rồi bật tuỳ chọn "Trang đầu khác" để ẩn số ở trang 1. Đừng gõ số trang bằng tay.
Chỗ ký
Chừa đủ khoảng trống cho chữ ký và dấu. Không để chức vụ người ký rơi xuống đầu trang mới một mình — dùng tuỳ chọn "giữ cùng đoạn sau" hoặc điều chỉnh nội dung.
Đơn từ cá nhân: theo nếp, không theo cứng
Đơn xin việc, đơn xin nghỉ phép, đơn đề nghị gửi cơ quan… không bị ràng buộc bởi Nghị định về văn thư cơ quan nhà nước, nhưng nơi nhận thường quen với nếp trình bày ấy. Khung gợi ý:
- Quốc hiệu, Tiêu ngữ ở giữa (nếu là đơn gửi cơ quan).
- Tên đơn in hoa, đậm, ở giữa: "ĐƠN XIN NGHỈ PHÉP".
- "Kính gửi:" và tên người, cơ quan nhận.
- Thông tin người viết: họ tên, ngày sinh, số định danh, địa chỉ, số điện thoại — chỉ những gì nơi nhận thật sự cần.
- Nội dung: lý do, thời gian, đề nghị cụ thể.
- Lời cam kết hoặc cảm ơn ngắn.
- Địa danh, ngày tháng; "Người làm đơn", ký và ghi rõ họ tên.
Nếu nơi nhận có mẫu đơn riêng, dùng đúng mẫu đó. Ghi địa chỉ theo địa giới hành chính hiện hành (xã, phường, tỉnh, thành phố).
Bảng soát nhanh trước khi in
| Kiểm tra | Cách kiểm |
|---|---|
| Một phông duy nhất, Unicode | Ctrl + A, xem ô tên phông |
| Không căn bằng dấu cách | Bật hiện ký tự ẩn (¶) |
| Khổ A4, lề đúng | Xem bố cục trang |
| Tiêu ngữ đúng chữ hoa, gạch nối | Đọc chậm dòng thứ hai |
| Ngày tháng có số 0 | Ngày dưới 10, tháng 1 và 2 |
| Không lỗi gõ | Bật kiểm tra chính tả tiếng Việt, đọc lại thành tiếng |
| Chỗ ký không bị tách trang | Xem bản xem trước khi in |
Cách bật kiểm tra chính tả tiếng Việt và soát lỗi văn bản đã gõ được hướng dẫn ở mục Lỗi gõ & dấu câu.
Câu hỏi thường gặp
Văn bản hành chính dùng phông chữ và cỡ chữ nào?
Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, văn bản hành chính dùng phông Times New Roman, bộ mã Unicode TCVN 6909:2001, màu đen. Phần nội dung cỡ chữ 13 đến 14; các thành phần khác có cỡ riêng ghi trong Phụ lục I của Nghị định.
Căn lề văn bản hành chính bao nhiêu?
Theo Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP: lề trên và lề dưới 20–25 mm, lề trái 30–35 mm, lề phải 15–20 mm, khổ giấy A4. Nên đối chiếu quy chế văn thư của cơ quan mình nếu có.
Tiêu ngữ viết hoa hay viết thường?
Tiêu ngữ "Độc lập - Tự do - Hạnh phúc" viết chữ in thường, viết hoa chữ cái đầu mỗi cụm từ, đứng, đậm, giữa các cụm có gạch nối và dấu cách. Không viết hoa toàn bộ.
Ngày tháng trong công văn có cần số 0 không?
Có. Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 phía trước, ví dụ "ngày 05 tháng 02 năm 2026".
Đơn xin việc có phải theo Nghị định 30 không?
Không bắt buộc, vì Nghị định 30/2020/NĐ-CP áp dụng cho văn bản của cơ quan, tổ chức. Tuy vậy trình bày đơn theo cùng nếp — phông Times New Roman, cỡ 13–14, có Quốc hiệu, Tiêu ngữ khi gửi cơ quan — giúp đơn gọn và dễ được chấp nhận.
