Kiểm tra chính tả tiếng Việt trong Word và Google Docs: bật và dùng

Muốn Word hoặc Google Docs kiểm tra chính tả tiếng Việt, cần làm hai việc: đặt ngôn ngữ của văn bản là tiếng Việt, và bảo đảm phần mềm có bộ từ điển tiếng Việt. Trong Word, ngôn ngữ soát lỗi đặt trong phần Ngôn ngữ của thẻ Xem lại (Review); trong Google Docs, đặt ngôn ngữ ở trình đơn Tệp và bật kiểm tra trong trình đơn Công cụ. Cần biết trước giới hạn lớn nhất: công cụ chủ yếu bắt các âm tiết không tồn tại như "nguời", "đựoc", còn chữ đúng hình thức nhưng sai nghĩa thì gần như bỏ qua.

Kiểm tra chính tả tiếng Việt hoạt động thế nào

Tiếng Anh kiểm chính tả theo từ: "recieve" không có trong từ điển nên bị gạch đỏ. Tiếng Việt viết theo âm tiết, mỗi âm tiết cách nhau một dấu cách. Bộ kiểm chính tả tiếng Việt vì thế chủ yếu so từng âm tiết với danh sách các âm tiết hợp lệ, có thể kết hợp với danh sách từ ghép.

Hệ quả rất thực tế:

• Bắt tốt: lỗi gõ tạo ra âm tiết không có trong tiếng Việt: "nguời", "đuợc", "khoong", "tôid", "trườg".
• Bắt kém hoặc không bắt: âm tiết có thật nhưng dùng sai chỗ: "sử lý" thay vì "xử lý", "nghỉ ngợi" thay vì "nghĩ ngợi", "dành" và "giành" lẫn nhau. Mỗi âm tiết đều hợp lệ khi đứng riêng.
• Báo nhầm: tên riêng, từ địa phương, từ mượn, viết tắt, thuật ngữ chuyên ngành.

Hiểu giới hạn này để biết dùng công cụ vào đâu: nó là lưới lọc lỗi gõ, không phải người soát chính tả. Phân biệt các cặp từ dễ nhầm thuộc phần chính tả, nằm ngoài khả năng của công cụ đơn giản.

Bật kiểm tra trong Microsoft Word

1. Chọn toàn bộ văn bản (Ctrl+A trên Windows, Command+A trên macOS).
2. Vào thẻ Xem lại (Review), mục Ngôn ngữ (Language), chọn Đặt ngôn ngữ soát lỗi (Set Proofing Language).
3. Chọn Tiếng Việt, bỏ chọn ô "Không kiểm tra chính tả hoặc ngữ pháp" nếu đang được chọn, rồi xác nhận.
4. Để áp dụng cho mọi văn bản mới, bấm nút đặt làm mặc định trong cùng hộp thoại.

Nếu trong danh sách tiếng Việt không có biểu tượng kiểm chính tả bên cạnh, hoặc gõ sai rõ ràng mà không thấy gạch đỏ, nhiều khả năng bản Office của bạn chưa có công cụ soát lỗi cho tiếng Việt. Công cụ này thường được cài kèm khi thêm ngôn ngữ tiếng Việt trong phần tuỳ chọn ngôn ngữ của Office. Tên mục và cách cài khác nhau giữa các phiên bản Office; tra hướng dẫn chính thức của Microsoft cho đúng bản mình dùng.

Ba lỗi cài đặt hay gặp trong Word

• Một phần văn bản vẫn đặt tiếng Anh: đoạn dán từ nơi khác mang theo ngôn ngữ cũ, nên cả đoạn bị gạch đỏ hoặc không được kiểm. Sửa bằng cách chọn toàn bộ rồi đặt lại ngôn ngữ.
• Ô "không kiểm tra" bị bật: văn bản mẫu của cơ quan đôi khi tắt kiểm tra để khỏi gạch đỏ tên riêng.
• Tuỳ chọn ẩn lỗi: trong phần Tuỳ chọn, mục soát lỗi (Proofing), có thể đã bật "ẩn lỗi chính tả trong văn bản này".

Bật kiểm tra trong Google Docs

1. Vào trình đơn Tệp (File), chọn Ngôn ngữ (Language), chọn Tiếng Việt. Đây là ngôn ngữ của tài liệu, ảnh hưởng tới kiểm chính tả và gợi ý.
2. Vào trình đơn Công cụ (Tools), chọn Chính tả và ngữ pháp (Spelling and grammar), bật hiển thị gợi ý chính tả.
3. Chọn Kiểm tra chính tả và ngữ pháp để đi qua từng lỗi.

Mức hỗ trợ kiểm chính tả theo ngôn ngữ của Google Docs được Google cập nhật theo thời gian. Cách kiểm nhanh: gõ thử "nguời đuợc" và xem có gạch đỏ không. Nếu không, ngôn ngữ chưa được kiểm ở phiên bản bạn đang dùng, hoặc ngôn ngữ tài liệu chưa đặt đúng.

Những công cụ khác nên biết

Dùng công cụ cho khéo: 5 nguyên tắc

1. Đừng bấm "Bỏ qua tất cả" vội: một lỗi lặp lại nhiều lần trong văn bản thường là lỗi gõ theo thói quen, đáng sửa hết.
2. Thêm vào từ điển có chọn lọc: chỉ thêm tên riêng, thuật ngữ đúng. Thêm nhầm một chữ sai thì từ đó về sau công cụ sẽ không bắt chữ ấy nữa.
3. Đặt ngôn ngữ riêng cho đoạn tiếng Anh: đoạn trích tiếng Anh nên đặt ngôn ngữ tiếng Anh để được kiểm đúng, thay vì để cả văn bản gạch đỏ.
4. Đọc gợi ý trước khi bấm: gợi ý đầu tiên không phải lúc nào cũng đúng ý; với tiếng Việt, gợi ý có thể đổi hẳn nghĩa.
5. Soát thêm bằng mắt: sau khi hết gạch đỏ, vẫn phải đọc lại những chỗ dễ nhầm mà công cụ không thấy.

Bài tập: thử độ nhạy của công cụ trên máy mình

Dán đoạn sau vào Word hoặc Google Docs, đặt ngôn ngữ tiếng Việt, bật kiểm tra:

Hôm qua nguời quản lý đuợc giao sử lý hồ sơ. Anh ấy ngĩ rằng việc này khoong khó, nhưng giành nhiều thời gian hơn dự kiến.

Đoạn có sáu chỗ sai: "nguời", "đuợc", "sử lý", "ngĩ", "khoong", "giành" (đúng là "dành" theo nghĩa ở đây). Đếm xem công cụ gạch được mấy chỗ. Thường các lỗi gõ tạo âm tiết lạ (nguời, đuợc, ngĩ, khoong) sẽ bị bắt, còn "sử lý" và "giành" có thể lọt. Kết quả đó cho bạn biết rõ phải tự soát những loại lỗi nào.

Góc nhìn hôm nay

Kiểm tra chính tả tiếng Việt bằng phần mềm đã khá hơn nhiều so với thời phải tự cài từ điển rời, và các công cụ dùng mô hình ngôn ngữ hiện nay bắt đầu đoán được lỗi theo ngữ cảnh. Nhưng chúng vẫn có thể sai, nhất là với tên riêng, từ địa phương, văn bản chuyên ngành. Cách dùng tốt nhất là để máy lọc lỗi gõ, còn người viết giữ phần quyết định cuối cùng.